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丁一 李雨薇 陶蕊 | 數(shù)智化驅動的中小型企業(yè)輕量化內(nèi)控體系構建研究
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數(shù)智化驅動的中小型企業(yè) 輕量化內(nèi)控體系構建研究 丁一 李雨薇 陶蕊 摘要:隨著數(shù)字經(jīng)濟深度發(fā)展與監(jiān)管合規(guī)要求日益嚴格,中小型企業(yè)面臨轉型升級與風險防控的雙重壓力。傳統(tǒng)內(nèi)控體系因其復雜性、高成本與資源需求,與中小型企業(yè)資源稟賦不匹配。本文結合數(shù)智化技術發(fā)展趨勢,系統(tǒng)構建“數(shù)字化與智能化驅動的輕量化內(nèi)部控制體系”概念,探索低成本、高效能的內(nèi)控創(chuàng)新方案。 關鍵詞:中小型企業(yè);輕量化內(nèi)控;數(shù)智化;內(nèi)控創(chuàng)新;風險預警 在數(shù)字經(jīng)濟蓬勃發(fā)展的背景下,中小型企業(yè)迎來更多的機遇和挑戰(zhàn)。數(shù)字化轉型推動企業(yè)增長,但同時也帶來更高的合規(guī)要求和更復雜的風險環(huán)境。傳統(tǒng)內(nèi)控體系因其高復雜度和高成本,難以匹配中小型企業(yè)資源有限、業(yè)務靈活的特點。為此,中小型企業(yè)需要探索兼顧合規(guī)與實際需求的內(nèi)控創(chuàng)新路徑。 隨著云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能等數(shù)字技術的快速發(fā)展,構建低成本、高效率的輕量化內(nèi)控體系得以實現(xiàn)。本研究結合數(shù)智化發(fā)展趨勢,提出構建“數(shù)字化與智能化驅動的輕量化內(nèi)部控制體系”理論框架,研究資源投入最小化與管理效能最大化的實現(xiàn)路徑,為中小型企業(yè)實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供理論依據(jù)與實踐指導。 一、中小型企業(yè)內(nèi)控現(xiàn)狀與數(shù)智化挑戰(zhàn) (一)中小型企業(yè)內(nèi)控建設面臨的典型問題 1.制度體系與執(zhí)行脫節(jié) 許多中小型企業(yè)為滿足外部監(jiān)管或融資需求,簡單照搬大企業(yè)內(nèi)控模板或咨詢公司標準化方案,導致“紙上內(nèi)控”與實際業(yè)務脫節(jié)。表現(xiàn)為:制度過于復雜,員工理解困難,執(zhí)行成本高;制度與業(yè)務需求不匹配,員工抵觸心理強,存在變相規(guī)避行為;內(nèi)控淪為擺設,內(nèi)控活動多在外部審計或檢查前臨時開展,未能真正發(fā)揮風險防控作用。 2.動態(tài)適應性不足 中小型企業(yè)處于成長階段,業(yè)務模式和組織結構經(jīng)常調(diào)整,而傳統(tǒng)內(nèi)控體系修訂周期長、調(diào)整成本高,難以適應快速變化的業(yè)務需求,容易形成管理阻礙。同時,風險形態(tài)也在不斷演變,特別是數(shù)字化時代的信息安全、數(shù)據(jù)合規(guī)、算法公平性等新型風險,傳統(tǒng)內(nèi)控框架往往反應滯后、應對不足,中小型企業(yè)對防范新型風險的覆蓋存在明顯短板。 3.技術應用水平低 中小型企業(yè)信息化基礎普遍薄弱,內(nèi)控工作仍主要依靠人工執(zhí)行與監(jiān)督,效率低下且易出錯。具體表現(xiàn)為:技術投入不足,內(nèi)控無法實現(xiàn)自動化,增加了運行成本;數(shù)據(jù)分析能力不足,無法利用數(shù)據(jù)進行風險預警,降低了內(nèi)控的有效性;內(nèi)控信息化與業(yè)務系統(tǒng)割裂,很少企業(yè)實現(xiàn)了內(nèi)控與業(yè)務系統(tǒng)的集成,造成內(nèi)控執(zhí)行與業(yè)務流程的“兩張皮”現(xiàn)象。 (二)數(shù)智化時代給中小型企業(yè)內(nèi)控帶來了新的挑戰(zhàn) 1.數(shù)據(jù)安全與隱私保護風險 隨著數(shù)字化轉型,中小型企業(yè)積累了大量業(yè)務數(shù)據(jù)和客戶信息,但數(shù)據(jù)安全意識和技術防護能力普遍不足。只有少數(shù)中小型企業(yè)制定了數(shù)據(jù)分類分級管理制度,部分企業(yè)曾發(fā)生過數(shù)據(jù)泄露事件。目前,《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護法》《中華人民共和國網(wǎng)絡安全法》等法規(guī)對數(shù)據(jù)治理提出更高要求,加大違規(guī)處罰力度,也增加了中小型企業(yè)合規(guī)壓力。同時,隨著數(shù)據(jù)要素市場化,如何平衡數(shù)據(jù)價值挖掘與合規(guī)使用成為新課題,多數(shù)中小型企業(yè)缺乏專業(yè)指導和實操方案。 2.信息系統(tǒng)依賴與穩(wěn)定性風險 數(shù)字化程度提升使中小型企業(yè)對信息系統(tǒng)的依賴度顯著增強,一旦系統(tǒng)癱瘓,業(yè)務將無法開展。然而,中小型企業(yè)IT基礎設施建設和運維能力普遍薄弱:IT人員比例低,IT預算有限,多數(shù)企業(yè)未建立完善的業(yè)務連續(xù)性計劃。系統(tǒng)安全事件可能造成數(shù)天的業(yè)務中斷和直接經(jīng)濟損失,風險暴露明顯[1]。 3.第三方服務風險 中小型企業(yè)數(shù)字化轉型多依賴第三方云服務、SaaS平臺等,這引入了供應商管理、服務連續(xù)性、數(shù)據(jù)權屬等新型風險,多數(shù)企業(yè)未與供應商簽署數(shù)據(jù)安全和服務水平保障協(xié)議,也未制定供應商退出機制和數(shù)據(jù)遷移等應急方案。實踐中,第三方服務終止或數(shù)據(jù)遷移困難導致業(yè)務中斷案例,造成運營影響和經(jīng)濟損失[2]。 4.數(shù)字能力差距 數(shù)智化背景下,內(nèi)控工作需要數(shù)據(jù)分析、信息安全、隱私計算、API治理等新型能力,而中小型企業(yè)在這些領域存在明顯能力差距。大多數(shù)中小型企業(yè)缺乏數(shù)據(jù)分析人才,也很少開展信息安全培訓,企業(yè)管理層對新興數(shù)字技術理解有限。數(shù)字化轉型速度與內(nèi)控能力提升不同步,形成“數(shù)字鴻溝”,中小型企業(yè)數(shù)字化業(yè)務發(fā)展水平超出了風險管控能力的情況在增加,風險敞口持續(xù)擴大[3]。 二、數(shù)智化驅動的輕量化內(nèi)控體系構建 (一)數(shù)智化輕量化內(nèi)控的概念與特征 (1) 風險聚焦:區(qū)別于傳統(tǒng)內(nèi)控“全覆蓋”思路,數(shù)智化輕量化內(nèi)控遵循“二八法則”和“風險導向”原則,聚焦影響企業(yè)生存發(fā)展的關鍵風險,優(yōu)先配置有限資源;實踐驗證,對中小型企業(yè)而言,聚焦管控核心風險比追求全面覆蓋更具成本效益。 (2) 數(shù)據(jù)驅動:從“經(jīng)驗判斷”轉向“數(shù)據(jù)決策”,基于業(yè)務數(shù)據(jù)實現(xiàn)風險的自動識別與預警,將會替代傳統(tǒng)的人工控制點;內(nèi)控決策建立在數(shù)據(jù)分析基礎上,而非主觀經(jīng)驗,提高了風險識別的準確性和預警的及時性。 (3) 技術支撐:利用云計算、移動應用、自動化工具等低成本、易部署的數(shù)字工具降低內(nèi)控實施門檻和運行成本;通過技術手段彌補人力資源不足,降低內(nèi)控對專業(yè)人才的依賴。 (4) 智能監(jiān)控:利用規(guī)則引擎、異常檢測算法等技術,實現(xiàn)對異常交易和風險行為的自動識別、實時監(jiān)測與主動預警;從“事后稽核”轉向“實時監(jiān)控”和“預測預防”,提高內(nèi)控的時效性。 (5) 彈性適配:內(nèi)控措施根據(jù)業(yè)務特性、發(fā)展階段和風險變化動態(tài)調(diào)整,確保控制強度與風險水平、業(yè)務需求相匹配;避免過度控制或控制不足,保持內(nèi)控與業(yè)務的協(xié)調(diào)發(fā)展。 (6) 過程融合:將控制點嵌入業(yè)務流程,實現(xiàn)“無感控制”,降低執(zhí)行阻力;內(nèi)控由“獨立系統(tǒng)”轉變?yōu)椤皹I(yè)務基因”,融入日常經(jīng)營活動[4]。 (二)數(shù)智化輕量化內(nèi)控實施模型 本文提出“風險畫像-數(shù)字賦能-智能監(jiān)控-閉環(huán)優(yōu)化”的數(shù)智化輕量化內(nèi)控實施模型: 1.風險畫像:精準識別關鍵風險 數(shù)智化背景下,中小型企業(yè)可通過數(shù)據(jù)分析實現(xiàn)風險的精準識別。企業(yè)可分析業(yè)務數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)應收賬款異常增長、庫存周轉率下降、盈利率波動等風險信號,同時建立結構化風險數(shù)據(jù)庫積累內(nèi)外部風險事件信息,分析歷史風險模式識別前兆信號。此外,還可以利用可視化技術繪制風險關聯(lián)圖譜,可清晰展現(xiàn)業(yè)務流程中的風險關聯(lián)點和擴散路徑,形成完整的風險傳導鏈視圖。 風險量化與排序是中小型企業(yè)風險管理的關鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)可采用簡化的5×5風險矩陣,基于歷史數(shù)據(jù)計算風險發(fā)生概率和影響程度,生成直觀的風險熱力圖。還可以通過ABC分類法將風險分為高危、中度和低危三級,使企業(yè)能夠聚焦資源優(yōu)先應對“高頻+高影響”的A類風險。同時,計算風險調(diào)整后收益率,這樣可以客觀評估各業(yè)務活動的風險收益比,為資源配置提供數(shù)據(jù)支持。 情景模擬與壓力測試為中小型企業(yè)提供風險預判能力。企業(yè)可利用簡易模擬工具,測試客戶違約、供應商斷供、原材料價格波動等關鍵風險事件對企業(yè)現(xiàn)金流和運營的實際影響,明確風險承受能力邊界。通過設計“生存測試”,企業(yè)能評估在極端不利情況下的生存能力和必要的資源儲備水平?;趬毫y試結果,企業(yè)可確定適當?shù)目刂拼胧┖皖A警閾值,制定有針對性的應急預案,增強企業(yè)面對突發(fā)風險的韌性。 2.數(shù)字賦能:降低內(nèi)控實施門檻 數(shù)智化時代,中小型企業(yè)可利用低成本技術工具降低內(nèi)控實施門檻。 中小型企業(yè)可通過低成本數(shù)字工具實現(xiàn)內(nèi)控數(shù)字化轉型。利用釘釘、企業(yè)微信等協(xié)同平臺的流程審批功能,企業(yè)能夠將傳統(tǒng)紙質(zhì)審批轉為線上操作,不僅留下完整審批痕跡,還能顯著提高審批效率。采用財務云、采購云、合同云等SaaS服務模式,企業(yè)可以月租形式替代大額一次性投入,既降低了技術門檻,又減少了后期維護成本,大幅節(jié)約總體擁有成本。此外,借助免費的Excel+宏分析工具開發(fā)簡易監(jiān)測模板,實現(xiàn)基礎數(shù)據(jù)的常態(tài)化監(jiān)控,這類工具學習曲線平緩,普通員工經(jīng)過短期培訓即可掌握應用。 移動端優(yōu)先策略為中小型企業(yè)內(nèi)控賦予時空靈活性。通過開發(fā)輕量化移動審批應用,管理人員可隨時隨地進行業(yè)務審批,有效加快決策流程,將傳統(tǒng)審批時間大幅縮短。設計移動端風險預警功能,實現(xiàn)異常情況的即時推送通知,使風險響應時間從小時級縮短至分鐘級,極大提升風險處置的時效性。此外,利用移動終端進行遠程監(jiān)督和數(shù)據(jù)采集,如外勤簽到、現(xiàn)場檢查和圖像證據(jù)收集,既降低了傳統(tǒng)現(xiàn)場監(jiān)督的人力成本,又提高了數(shù)據(jù)的真實性和完整性。 流程數(shù)字化與自動化是中小型企業(yè)內(nèi)控轉型的關鍵環(huán)節(jié)。首先需要梳理銷售訂單、采購付款、費用報銷等關鍵業(yè)務流程,然后設計標準化數(shù)字流程表單,實現(xiàn)業(yè)務全流程可視化和可追溯,增強過程管控能力。對常規(guī)重復性內(nèi)控任務實施自動化處理,如自動對賬、異常交易標記和額度控制等,減少人工干預和錯誤率。同時,通過構建包含電子簽名、操作日志和審批記錄在內(nèi)的完整電子證據(jù)鏈,不僅可以降低合規(guī)舉證成本,還能有效減少業(yè)務爭議的解決時間和處理成本,提升內(nèi)控的有效性和可靠性。 3.智能監(jiān)控:實現(xiàn)風險預警與異常識別 數(shù)智化背景下,中小型企業(yè)可突破傳統(tǒng)人工監(jiān)督局限,構建智能化風險監(jiān)控體系。 智能預警機制是中小型企業(yè)數(shù)智化內(nèi)控的核心環(huán)節(jié)。企業(yè)可針對盈利率、資產(chǎn)負債率、客戶賬期等關鍵業(yè)務指標設置預警閾值,建立“紅黃綠”三級預警體系,實現(xiàn)業(yè)務異常的提前發(fā)現(xiàn)。同時,構建包括交易頻次、審批時間、授權范圍等多維度異常監(jiān)測模型,全方位捕捉風險信號。通過分級預警響應機制,使企業(yè)能夠根據(jù)風險等級觸發(fā)不同層級的審查和處置流程,確保低風險事件在基層得到及時處理,讓管理層聚焦于高風險事件的決策與干預,優(yōu)化管理資源配置。 行為分析與異常識別為內(nèi)控體系提供深層防護能力。通過分析用戶日常操作行為,企業(yè)能夠建立正常行為基線,從而識別非常規(guī)時間登錄、批量數(shù)據(jù)導出、異常權限使用等可疑操作模式。對重要業(yè)務數(shù)據(jù)變更建立全面審計跟蹤,記錄“誰在什么時間做了什么”的完整證據(jù)鏈,確保數(shù)據(jù)管理的全程可追溯,增強責任認定的精準性。借助簡單規(guī)則引擎,企業(yè)還可自動識別拆分采購規(guī)避審批、關聯(lián)交易隱匿等異常業(yè)務模式,及時發(fā)現(xiàn)并阻斷潛在的合規(guī)風險和舞弊行為。 可視化監(jiān)控與決策支持工具使內(nèi)控管理更加直觀高效。企業(yè)可建立風險監(jiān)控數(shù)字看板,直觀展示風險分布、發(fā)展趨勢和重點關注事項,提高風險識別效率和溝通清晰度。通過設計風險趨勢分析報告,展示關鍵風險指標的變化趨勢和預測結果,為管理層提供數(shù)據(jù)支持,增強決策準確性。同時,構建內(nèi)控健康狀況儀表盤,實時展示控制執(zhí)行率、風險預警數(shù)量、異常事件處理率等關鍵指標,提高管理層對內(nèi)控狀況的關注度和風險意識,促進內(nèi)控管理從被動應對向主動防控轉變,形成全員參與的風險管理文化。 4.閉環(huán)優(yōu)化:實現(xiàn)內(nèi)控體系持續(xù)改進 三、數(shù)智化輕量化內(nèi)控應用案例分析 L公司是一家員工150人的服務型企業(yè),業(yè)務人員經(jīng)常跑外勤,傳統(tǒng)內(nèi)控手段難以覆蓋外部業(yè)務場景。L公司遂決定采用"移動端優(yōu)先"策略實施輕量化內(nèi)控,具體措施如下: 一是移動端風險管控。開發(fā)移動端審批小程序,實現(xiàn)項目立項、報價審批等業(yè)務的隨時隨地審批;設計電子合同簽署流程,確保合同條款合規(guī)并留存電子證據(jù);構建移動端費用報銷系統(tǒng); 二是遠程監(jiān)督與取證。利用移動終端實現(xiàn)項目現(xiàn)場監(jiān)督,通過照片、視頻等方式記錄服務交付過程;實施客戶電子簽名確認,減少服務爭議;設計遠程質(zhì)檢流程,確保服務質(zhì)量達標; 三是實時異常監(jiān)控。對異常的定價行為實施實時監(jiān)控,防范價格違規(guī)風險;監(jiān)測服務人員異常操作,如頻繁修改訂單、多次取消服務等;建立客戶投訴快速響應機制,及時發(fā)現(xiàn)和解決服務問題。 通過一段時間的運行以及評估反饋和比對,L公司在內(nèi)控管理效率方面得到了大大提升。 四、研究建議 基于以上分析,本文建議,中小型企業(yè)在構建數(shù)智化輕量化內(nèi)控體系時,應重點關注以下幾個方面: 首先,企業(yè)需徹底摒棄“大而全”的傳統(tǒng)內(nèi)控思維,轉而采用“輕量化+數(shù)智化”策略,精準聚焦關鍵風險領域。具體而言,應通過風險評估識別對企業(yè)生存和發(fā)展影響最大的前20%風險點,集中80%的內(nèi)控資源進行管控;針對不同風險等級采用差異化控制策略,對高風險領域設置嚴格控制點,對中低風險領域適當簡化控制流程;同時,避免機械照搬大型企業(yè)內(nèi)控體系,結合自身業(yè)務特點和組織架構,設計符合企業(yè)實際的內(nèi)控措施,確保內(nèi)控資源投入產(chǎn)出最大化。 其次,中小型企業(yè)應充分利用云服務、移動應用等低成本數(shù)字工具,降低內(nèi)控實施門檻??煽紤]采用SaaS服務替代自建系統(tǒng),降低前期投入和維護成本;積極運用移動辦公工具實現(xiàn)審批、監(jiān)督和預警的移動化,提升內(nèi)控效率;開發(fā)輕量化內(nèi)控組件,實現(xiàn)與業(yè)務系統(tǒng)的無縫集成;探索運用開源軟件和免費工具搭建基礎內(nèi)控平臺,通過“小投入、快見效”的方式逐步提升數(shù)字化內(nèi)控能力。 再次,企業(yè)需建立內(nèi)控與業(yè)務的深度融合機制,避免內(nèi)控成為業(yè)務的“絆腳石”。關鍵舉措包括:在業(yè)務流程設計階段即嵌入內(nèi)控要素,實現(xiàn)“流程內(nèi)控一體化”;開展內(nèi)控體驗優(yōu)化,簡化操作步驟,減少冗余環(huán)節(jié),降低用戶操作成本;設計彈性審批機制,對不同風險級別業(yè)務應用差異化審批流程,實現(xiàn)“風險適配”;建立內(nèi)控協(xié)調(diào)機制,在業(yè)務部門設置內(nèi)控協(xié)調(diào)員,促進業(yè)務與內(nèi)控的日常溝通;定期組織內(nèi)控與業(yè)務部門共同發(fā)現(xiàn)內(nèi)控痛點并優(yōu)化解決方案,培養(yǎng)“內(nèi)控即服務”的理念,使內(nèi)控從“管控者”轉變?yōu)椤皠?chuàng)造者”。 最后,中小型企業(yè)應加強數(shù)字化能力建設,培養(yǎng)既懂業(yè)務又懂技術的復合型內(nèi)控人才。可通過制定數(shù)字化人才發(fā)展計劃,明確關鍵崗位的數(shù)字化能力要求;開展系統(tǒng)的數(shù)字技能培訓,包括數(shù)據(jù)分析、流程自動化、風險識別等方面的實操技能;組建跨部門內(nèi)控數(shù)字化工作小組,促進IT、業(yè)務和內(nèi)控人員的知識交流與協(xié)作;同時,可靈活運用外部資源,如聘請專業(yè)機構提供數(shù)字化內(nèi)控顧問服務,或采用眾包方式解決特定內(nèi)控技術難題。企業(yè)還應建立激勵機制,鼓勵員工積極探索和應用數(shù)字技術創(chuàng)新內(nèi)控方法,形成持續(xù)學習與創(chuàng)新的組織文化。 參考文獻 [1]陳可欣.數(shù)智化轉型背景下深化企業(yè)內(nèi)部控制建設研究[J].審計與理財,2023,427(02):57-58. 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